Administrar un negocio se vuelve más complicado a medida que crecen los gastos. Las suscripciones de software, la publicidad, el inventario, los viajes, el equipo, los pagos a contratistas y los costos operativos recurrentes pueden crear rápidamente una larga lista de transacciones por rastrear.

Una tarjeta de crédito comercial puede ayudar a organizar esos gastos mientras le da a una empresa acceso a crédito renovable y, dependiendo de la tarjeta, recompensas u otros beneficios de la cuenta. También puede convertirse en un componente de una estrategia más amplia para establecer crédito empresarial.

Sin embargo, simplemente abrir una tarjeta de crédito comercial no crea automáticamente un perfil de crédito empresarial sólido. Las prácticas de reporte del emisor, el historial de pagos, la información comercial existente y la forma en que se gestiona la cuenta importan.

La Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (SBA) recomienda mantener registros financieros personales y comerciales separados, y señala que establecer crédito empresarial puede ayudar a las empresas a acceder a financiamiento y negociar términos de crédito con los proveedores.

Por Qué las Empresas Usan Tarjetas de Crédito

Las tarjetas de crédito comerciales pueden cumplir varios propósitos más allá de realizar compras.

Para una pequeña empresa, separar las transacciones comerciales del gasto personal puede facilitar la contabilidad. En lugar de revisar un estado de cuenta de tarjeta de crédito personal para identificar los gastos comerciales, la empresa puede mantener una cuenta dedicada para las compras operativas.

Las tarjetas comerciales también pueden proporcionar:

  • Un método de pago dedicado para los gastos de la empresa
  • Tarjetas para empleados con controles de gasto
  • Registros detallados de transacciones
  • Posibles ganancias de reembolso en efectivo o recompensas
  • Flexibilidad de compra a corto plazo
  • Una forma de establecer un historial de crédito comercial cuando la cuenta se reporta a las agencias de crédito empresarial
  • Acceso a financiamiento promocional u ofertas introductorias en algunos productos

La SBA identifica específicamente las tarjetas de crédito comerciales como una forma en que las empresas pueden separar las compras de la empresa y las personales mientras establecen un historial crediticio.

Sin embargo, la distinción entre conveniencia de pago y endeudamiento es importante. Una tarjeta de crédito no debe tratarse como ingreso adicional. Todo saldo eventualmente debe reembolsarse, y los intereses pueden hacer que la deuda renovable sea costosa.

El Crédito Empresarial Es Diferente del Crédito Personal

Los dueños de negocios a menudo asumen que una tarjeta de crédito comercial funciona exactamente igual que una tarjeta de crédito personal. Los conceptos subyacentes son similares, pero los sistemas de reporte crediticio pueden diferir.

Los informes de crédito empresarial se mantienen por separado de los informes de crédito del consumidor. Las agencias de informes crediticios comerciales recopilan información sobre los historiales de pago de las empresas, las cuentas de crédito, los registros públicos y otra información financiera.

Experian, por ejemplo, mantiene perfiles de crédito empresarial y utiliza sistemas de puntuación específicos para empresas. Su información de crédito empresarial puede incluir tendencias de pago, registros públicos, cobros, consultas y otra información de la empresa.

Un perfil de crédito empresarial puede volverse relevante cuando una empresa solicita financiamiento, busca crédito de proveedores o establece relaciones con otras empresas.

Sin embargo, el crédito empresarial no necesariamente reemplaza el crédito personal del propietario.

Para las empresas más nuevas o pequeñas, los prestamistas y emisores de tarjetas de crédito aún pueden evaluar el historial crediticio personal del propietario al decidir si aprueban una solicitud. La SBA señala que las decisiones de financiamiento para nuevas empresas pueden depender en gran medida del historial crediticio personal del propietario.

Cómo Puede Ayudar una Tarjeta de Crédito Comercial a Construir el Crédito Empresarial

Una tarjeta de crédito comercial puede contribuir al historial crediticio de una empresa cuando la cuenta se reporta a las agencias de crédito comerciales.

La palabra clave es cuándo.

No todas las tarjetas de crédito comerciales reportan la misma información a todas las agencias. Algunos emisores reportan la actividad de la cuenta comercial a las agencias de crédito comerciales, mientras que otros también pueden reportar cierta actividad a las agencias de crédito del consumidor.

Experian explica que las empresas deben determinar si su emisor reporta la cuenta y dónde se reporta esa información.

Esto significa que abrir una tarjeta comercial debe verse como una parte de un proceso más amplio de construcción de crédito, en lugar de como una garantía de mejora del crédito empresarial.

Una empresa primero debe establecer su identidad comercial, mantener información consistente de la empresa y asegurarse de que las cuentas destinadas a contribuir al crédito empresarial realmente se estén reportando.

Comience con una Estructura Financiera Comercial Separada

Antes de enfocarse fuertemente en las recompensas o los límites de crédito, una empresa debe establecer una separación financiera básica.

Dependiendo de la estructura de la empresa, esto puede implicar:

  • Registrar la empresa
  • Obtener un EIN cuando corresponda
  • Abrir una cuenta bancaria comercial
  • Mantener los ingresos de la empresa en cuentas comerciales
  • Pagar los gastos de la empresa desde cuentas de la compañía
  • Mantener una contabilidad precisa
  • Usar información comercial consistente en todas las cuentas financieras

La guía actual de Experian recomienda de manera similar establecer la empresa, obtener un EIN, separar las finanzas comerciales y personales, y abrir cuentas que reporten a las agencias de crédito comerciales.

Esta separación también facilita los informes financieros. Cuando los ingresos y los gastos están claramente organizados, los propietarios pueden determinar más fácilmente cuánto está gastando realmente la empresa y si su flujo de efectivo respalda el endeudamiento adicional.

Pagar a Tiempo Importa

El historial de pagos es uno de los componentes más importantes de una gestión crediticia responsable.

Una empresa que consistentemente paga las facturas y las cuentas de crédito según sus términos puede establecer un historial de pagos más sólido con el tiempo. Por el contrario, los pagos atrasados pueden crear problemas para el perfil de crédito de la empresa.

Experian señala que el historial de pagos de la empresa es uno de los factores utilizados en los informes de crédito empresarial y que no todos los proveedores reportan la actividad de pago.

Por esa razón, simplemente pagar a los proveedores a tiempo no es suficiente para garantizar que esos pagos aparecerán en un informe de crédito empresarial. Generalmente, el proveedor o el prestamista debe reportar la información.

Por lo tanto, las empresas pueden revisar periódicamente sus informes de crédito empresarial para confirmar que las cuentas y la información de pago se están registrando con precisión.

Mantenga la Utilización del Crédito Bajo Control

Una tarjeta de crédito comercial puede proporcionar una línea de crédito disponible grande, pero eso no significa que la empresa deba usar consistentemente la mayor parte de ella.

Por ejemplo, una empresa con un límite de crédito de $20,000 que regularmente mantiene un saldo de $18,000 está usando una porción significativa de su crédito renovable disponible.

Los saldos altos también pueden crear un problema de flujo de efectivo. Si la empresa depende de ingresos futuros para reembolsar el gasto actual de la tarjeta de crédito, un mes de ventas lento puede hacer que el saldo sea difícil de manejar.

Un enfoque más sostenible es establecer límites de gasto internos basados en el flujo de efectivo esperado en lugar de simplemente gastar hasta el límite de crédito disponible.

Para las empresas con varios empleados, esto también puede significar asignar tarjetas individuales o permisos de gasto según las responsabilidades de cada empleado.

Las Tarjetas Comerciales Pueden Simplificar el Gasto de los Empleados

El gasto de los empleados es otra área donde las tarjetas de crédito comerciales pueden ser útiles.

En lugar de reembolsar a los empleados por cada compra comercial realizada con tarjetas personales, una empresa puede emitir tarjetas de empleado conectadas a la cuenta comercial principal.

Esto puede facilitar el monitoreo de:

  • Gastos de viaje
  • Compras de publicidad
  • Suscripciones de software
  • Suministros de oficina
  • Gastos relacionados con clientes
  • Transporte
  • Pagos recurrentes a proveedores

Algunos programas de tarjetas comerciales también proporcionan controles administrativos que permiten a los propietarios o equipos de finanzas establecer límites de gasto o monitorear las transacciones.

El objetivo no es simplemente dar a los empleados acceso al crédito de la empresa. Es crear un sistema de pago controlado en el que las compras se puedan revisar según las políticas de la empresa.

Las Recompensas Pueden Reducir el Costo del Gasto Rutinario

Muchas tarjetas de crédito comerciales ofrecen reembolso en efectivo, puntos o recompensas de viaje.

Para una empresa que ya gasta cantidades significativas en publicidad, viajes, envíos, suministros de oficina u otras categorías recurrentes, las recompensas pueden proporcionar un beneficio adicional.

Por ejemplo, una empresa que gasta $100,000 anualmente en compras elegibles con una tasa hipotética de reembolso en efectivo del 2% generaría $2,000 en recompensas antes de considerar exclusiones, comisiones anuales, límites de gasto u otros términos.

Pero las recompensas no deberían determinar si un gasto es asequible.

Gastar $1,000 adicionales simplemente para generar recompensas no tiene sentido económico si la compra era innecesaria. De manera similar, mantener un saldo y pagar intereses sustanciales puede contrarrestar el valor de las recompensas.

La transacción financiera subyacente debe tener sentido antes de considerar las recompensas.

Preste Atención a la Garantía Personal

Muchas solicitudes de tarjetas de crédito comerciales para pequeñas empresas involucran el crédito personal del propietario.

Una garantía personal puede significar que el propietario permanece personalmente responsable de las obligaciones de la empresa bajo ciertas circunstancias. Los términos exactos dependen del acuerdo de la tarjeta y de la estructura de la empresa.

La SBA ha señalado que los solicitantes de tarjetas de crédito comerciales pueden ser evaluados usando su crédito personal y se les puede requerir que proporcionen un garante personal.

Esto es particularmente importante para las empresas más nuevas que tienen poco o ningún historial de crédito comercial establecido.

Antes de solicitar, un propietario debe comprender si el emisor requiere una garantía personal y cómo la cuenta puede afectar el crédito personal.

Las Tarjetas Comerciales Pueden Afectar el Crédito Personal

No existe una regla universal que establezca que la actividad de la tarjeta de crédito comercial permanece completamente separada del informe de crédito del consumidor de una persona.

Experian explica que las prácticas de reporte difieren según el emisor. Parte de la actividad de la tarjeta comercial puede reportarse a las agencias de crédito del consumidor, mientras que otros emisores reportan principalmente la información comercial a las agencias comerciales.

Esto hace que sea importante revisar las políticas del emisor antes de solicitar.

Un dueño de negocio debe prestar especial atención a lo que sucede con los pagos atrasados. Dependiendo de las prácticas de reporte del emisor, la información negativa potencialmente puede llegar a los informes de crédito del consumidor.

Monitoree el Perfil de Crédito Empresarial de la Empresa

La construcción de crédito es más fácil de gestionar cuando el dueño de negocio sabe qué aparece en el informe de crédito de la empresa.

Una revisión periódica puede ayudar a identificar:

  • Información incorrecta de la empresa
  • Cuentas que no pertenecen a la empresa
  • Consultas inesperadas
  • Pagos atrasados que se reportaron incorrectamente
  • Cobros
  • Información de registros públicos
  • Cuentas recientemente abiertas
  • Cambios en las puntuaciones de crédito

Experian ofrece herramientas de monitoreo de crédito empresarial que pueden alertar a las empresas sobre cambios como nuevas líneas de crédito, consultas de crédito, registros públicos y otra actividad.

Las empresas no necesariamente necesitan comprar un servicio de monitoreo para comprender su situación crediticia. La práctica importante es revisar regularmente la información disponible y corregir las inexactitudes cuando aparezcan.

Evite Mezclar las Compras Comerciales y Personales

Una de las formas más simples de socavar los registros financieros limpios es usar una tarjeta de crédito comercial para gastos personales.

Incluso cuando el dueño de negocio está legalmente autorizado a realizar la compra, mezclar los gastos puede complicar la contabilidad y la documentación fiscal.

Idealmente, una tarjeta comercial dedicada debe usarse para gastos legítimos de la empresa, mientras que las compras personales permanecen en las cuentas personales.

Esta separación también le da al propietario una imagen más clara de los costos operativos. Si la empresa gasta $8,000 por mes, la administración debería poder identificar hacia dónde va ese dinero sin tener que separar manualmente docenas de transacciones personales.

Use el Crédito Como Parte de un Sistema Financiero Más Amplio

Una tarjeta de crédito comercial funciona de manera más efectiva cuando encaja en un sistema de gestión financiera más amplio.

La empresa debe mantener:

  • Una cuenta corriente comercial
  • Un proceso de contabilidad consistente
  • Un presupuesto o plan de gasto
  • Revisiones regulares del flujo de efectivo
  • Monitoreo del crédito empresarial
  • Políticas documentadas de gasto de empleados
  • Un proceso para conciliar las transacciones de la tarjeta de crédito
  • Procedimientos claros de reembolso

La SBA enfatiza la importancia de los registros financieros organizados, los presupuestos, los estados financieros y las proyecciones al administrar una empresa y prepararse para el financiamiento futuro.

Por lo tanto, una tarjeta de crédito no es un sustituto de la gestión financiera. Es una herramienta financiera que se vuelve más útil cuando la empresa ya cuenta con sistemas para rastrear y controlar el gasto.

Construir Crédito Empresarial Requiere Más de una Cuenta

Una tarjeta de crédito comercial puede ser un punto de partida útil, pero las empresas pueden establecer crédito comercial a través de múltiples tipos de relaciones.

Dependiendo de la empresa, estas pueden incluir:

  • Tarjetas de crédito comerciales
  • Cuentas comerciales con proveedores
  • Financiamiento de equipos
  • Líneas de crédito comerciales
  • Préstamos comerciales
  • Cuentas de proveedores que reportan el historial de pagos

La consideración importante es si la cuenta reporta la actividad de pago relevante a las agencias de crédito comerciales.

La SBA también identifica el crédito de proveedores como otra forma potencial para que las empresas establezcan relaciones crediticias.

Con el tiempo, una empresa puede desarrollar un perfil de crédito más amplio en lugar de depender de una sola cuenta de tarjeta de crédito.

Gestionar el Gasto de la Empresa con una Visión a Largo Plazo

Una tarjeta de crédito comercial puede ayudar a una empresa a separar los gastos, gestionar las compras de los empleados, ganar recompensas y potencialmente establecer un historial de crédito comercial.

Pero la gestión responsable requiere más que hacer los pagos a tiempo.

Los dueños de negocios deben comprender cómo se reporta la cuenta, monitorear las implicaciones tanto en el crédito comercial como en el personal, controlar los saldos pendientes y mantener una separación clara entre los gastos de la empresa y los personales.

La estrategia de crédito empresarial más sólida generalmente se construye gradualmente. Una empresa establece su identidad financiera, usa el crédito para necesidades operativas legítimas, paga las obligaciones según sus términos, monitorea sus registros crediticios y agrega productos de financiamiento a medida que se desarrollan sus necesidades y capacidad financiera.

Usada de esta manera, una tarjeta de crédito comercial se convierte en algo más que un método de pago. Puede convertirse en parte de la infraestructura financiera más amplia de la empresa, mientras ayuda a la administración a mantener visibilidad sobre el gasto cotidiano y a prepararse para futuras necesidades de financiamiento.

Referencias