Gérer une entreprise devient plus compliqué à mesure que les dépenses augmentent. Les abonnements logiciels, la publicité, l'inventaire, les voyages, l'équipement, les paiements aux entrepreneurs et les coûts d'exploitation récurrents peuvent rapidement créer une longue liste de transactions à suivre.

Une carte de crédit d'entreprise peut aider à organiser ces dépenses tout en donnant à une société un accès au crédit renouvelable et, selon la carte, des récompenses ou d'autres avantages de compte. Elle peut également devenir une composante d'une stratégie plus large pour établir un crédit d'entreprise.

Cependant, simplement ouvrir une carte de crédit d'entreprise ne crée pas automatiquement un solide profil de crédit d'entreprise. Les pratiques de déclaration de l'émetteur, l'historique de paiement, les informations d'entreprise existantes et la façon dont le compte est géré comptent tous.

La U.S. Small Business Administration (SBA) recommande de maintenir des registres financiers personnels et d'entreprise séparés et note qu'établir un crédit d'entreprise peut aider les sociétés à accéder au financement et à négocier des conditions de crédit avec les fournisseurs.

Pourquoi les entreprises utilisent des cartes de crédit

Les cartes de crédit d'entreprise peuvent remplir plusieurs fonctions au-delà de faire des achats.

Pour une petite société, séparer les transactions d'entreprise des dépenses personnelles peut faciliter la tenue de livres. Au lieu de trier un relevé de carte de crédit personnelle pour identifier les dépenses d'entreprise, la société peut maintenir un compte dédié pour les achats d'exploitation.

Les cartes d'entreprise peuvent également fournir :

  • Une méthode de paiement dédiée pour les dépenses de l'entreprise
  • Des cartes employés avec des contrôles de dépenses
  • Des registres de transaction détaillés
  • Des gains potentiels de remise en argent ou de récompenses
  • Une flexibilité d'achat à court terme
  • Un moyen d'établir un historique de crédit commercial lorsque le compte fait rapport aux bureaux de crédit d'entreprise
  • L'accès à un financement promotionnel ou à des offres d'introduction sur certains produits

La SBA identifie spécifiquement les cartes de crédit d'entreprise comme un moyen pour les entreprises de séparer les achats de la société et personnels tout en établissant un historique de crédit.

La distinction entre commodité de paiement et emprunt est cependant importante. Une carte de crédit ne devrait pas être traitée comme un revenu supplémentaire. Chaque solde doit éventuellement être remboursé, et les intérêts peuvent rendre la dette renouvelable coûteuse.

Le crédit d'entreprise diffère du crédit personnel

Les propriétaires d'entreprise supposent souvent qu'une carte de crédit d'entreprise fonctionne exactement comme une carte de crédit personnelle. Les concepts sous-jacents sont similaires, mais les systèmes de déclaration de crédit peuvent différer.

Les dossiers de crédit d'entreprise sont maintenus séparément des dossiers de crédit des consommateurs. Les agences de rapport de crédit commercial recueillent des informations sur les historiques de paiement des entreprises, les comptes de crédit, les dossiers publics et d'autres informations financières.

Experian, par exemple, maintient des profils de crédit d'entreprise et utilise des systèmes de notation spécifiques aux entreprises. Ses informations de crédit d'entreprise peuvent inclure les tendances de paiement, les dossiers publics, les recouvrements, les enquêtes et d'autres informations sur la société.

Un profil de crédit d'entreprise peut devenir pertinent lorsqu'une société fait une demande de financement, recherche un crédit fournisseur ou établit des relations avec d'autres entreprises.

Cependant, le crédit d'entreprise ne remplace pas nécessairement le crédit personnel du propriétaire.

Pour les entreprises plus récentes ou plus petites, les prêteurs et émetteurs de cartes de crédit peuvent tout de même évaluer l'historique de crédit personnel du propriétaire lors de la décision d'approuver une demande. La SBA note que les décisions de financement pour les nouvelles entreprises peuvent reposer fortement sur l'historique de crédit personnel du propriétaire.

Comment une carte de crédit d'entreprise peut aider à bâtir un crédit d'entreprise

Une carte de crédit d'entreprise peut contribuer à l'historique de crédit d'une société lorsque le compte est rapporté aux bureaux de crédit commercial.

Le mot clé est quand.

Toutes les cartes de crédit d'entreprise ne rapportent pas les mêmes informations à chaque bureau. Certains émetteurs rapportent l'activité du compte d'entreprise aux bureaux de crédit commercial, tandis que d'autres peuvent également rapporter certaines activités aux bureaux de crédit des consommateurs.

Experian explique que les entreprises devraient déterminer si leur émetteur rapporte le compte et où ces informations sont rapportées.

Cela signifie qu'ouvrir une carte d'entreprise devrait être considéré comme une partie d'un processus plus large de bâtissement de crédit plutôt qu'une garantie d'amélioration du crédit d'entreprise.

Une société devrait d'abord établir son identité d'entreprise, maintenir des informations d'entreprise cohérentes et s'assurer que les comptes destinés à contribuer au crédit d'entreprise sont réellement rapportés.

Commencez par une structure financière d'entreprise séparée

Avant de se concentrer fortement sur les récompenses ou les limites de crédit, une société devrait établir une séparation financière de base.

Selon la structure de l'entreprise, cela peut impliquer :

  • L'enregistrement de l'entreprise
  • L'obtention d'un EIN le cas échéant
  • L'ouverture d'un compte bancaire d'entreprise
  • Garder les revenus d'entreprise dans des comptes d'entreprise
  • Payer les dépenses d'entreprise à partir de comptes de la société
  • Maintenir une tenue de livres précise
  • Utiliser des informations d'entreprise cohérentes à travers les comptes financiers

Les directives actuelles d'Experian recommandent de même d'établir l'entreprise, d'obtenir un EIN, de séparer les finances d'entreprise et personnelles, et d'ouvrir des comptes qui rapportent aux bureaux de crédit commercial.

Cette séparation facilite également le rapport financier. Lorsque les revenus et les dépenses sont clairement organisés, les propriétaires peuvent plus facilement déterminer combien l'entreprise dépense réellement et si son flux de trésorerie soutient un emprunt supplémentaire.

Payer à temps est important

L'historique de paiement est l'une des composantes les plus importantes d'une gestion de crédit responsable.

Une entreprise qui paie systématiquement ses factures et comptes de crédit selon leurs modalités peut établir un historique de paiement plus solide au fil du temps. À l'inverse, les paiements en retard peuvent créer des problèmes pour le profil de crédit de la société.

Experian note que l'historique de paiement d'entreprise est l'un des facteurs utilisés dans le rapport de crédit d'entreprise et que tous les fournisseurs ne rapportent pas l'activité de paiement.

Pour cette raison, simplement payer les fournisseurs à temps ne suffit pas à garantir que ces paiements apparaîtront sur un rapport de crédit d'entreprise. Le fournisseur ou le prêteur doit généralement rapporter l'information.

Les entreprises peuvent donc examiner périodiquement leurs rapports de crédit d'entreprise pour confirmer que les comptes et les informations de paiement sont enregistrés avec précision.

Gardez l'utilisation du crédit sous contrôle

Une carte de crédit d'entreprise peut fournir une importante ligne de crédit disponible, mais cela ne signifie pas que la société devrait constamment en utiliser la majeure partie.

Par exemple, une entreprise avec une limite de crédit de 20 000 $ qui porte régulièrement un solde de 18 000 $ utilise une portion significative de son crédit renouvelable disponible.

Des soldes élevés peuvent également créer un problème de flux de trésorerie. Si l'entreprise compte sur des revenus futurs pour rembourser les dépenses actuelles de carte de crédit, un mois de ventes lentes peut rendre le solde difficile à gérer.

Une approche plus durable consiste à établir des limites de dépenses internes basées sur le flux de trésorerie attendu plutôt que de simplement dépenser jusqu'à la limite de crédit disponible.

Pour les entreprises avec plusieurs employés, cela peut également signifier attribuer des cartes individuelles ou des autorisations de dépenses selon les responsabilités de chaque employé.

Les cartes d'entreprise peuvent simplifier les dépenses des employés

Les dépenses des employés sont un autre domaine où les cartes de crédit d'entreprise peuvent être utiles.

Au lieu de rembourser les employés pour chaque achat d'entreprise effectué sur des cartes personnelles, une société peut émettre des cartes employés connectées au compte d'entreprise principal.

Cela peut faciliter le suivi de :

  • Les dépenses de voyage
  • Les achats publicitaires
  • Les abonnements logiciels
  • Les fournitures de bureau
  • Les dépenses liées aux clients
  • Le transport
  • Les paiements récurrents aux fournisseurs

Certains programmes de cartes d'entreprise offrent également des contrôles administratifs qui permettent aux propriétaires ou aux équipes financières de fixer des limites de dépenses ou de surveiller les transactions.

L'objectif n'est pas simplement de donner aux employés un accès au crédit de l'entreprise. C'est de créer un système de paiement contrôlé dans lequel les achats peuvent être examinés par rapport aux politiques de la société.

Les récompenses peuvent réduire le coût des dépenses courantes

De nombreuses cartes de crédit d'entreprise offrent de la remise en argent, des points ou des récompenses de voyage.

Pour une société qui dépense déjà des montants importants en publicité, voyages, expédition, fournitures de bureau ou autres catégories récurrentes, les récompenses peuvent fournir un avantage supplémentaire.

Par exemple, une entreprise dépensant 100 000 $ annuellement en achats admissibles avec un taux hypothétique de remise en argent de 2 % générerait 2 000 $ en récompenses avant de considérer les exclusions, frais annuels, plafonds de dépenses ou autres modalités.

Mais les récompenses ne devraient pas déterminer si une dépense est abordable.

Dépenser 1 000 $ supplémentaires simplement pour générer des récompenses n'est pas économiquement sensé si l'achat était inutile. De même, porter un solde et payer des intérêts substantiels peut compenser la valeur des récompenses.

La transaction financière sous-jacente devrait avoir du sens avant que les récompenses ne soient considérées.

Surveillez la garantie personnelle

De nombreuses demandes de cartes de crédit pour petites entreprises impliquent le crédit personnel du propriétaire.

Une garantie personnelle peut signifier que le propriétaire reste personnellement responsable des obligations de la société dans certaines circonstances. Les modalités exactes dépendent de l'accord de carte et de la structure d'entreprise.

La SBA a noté que les demandeurs de cartes de crédit d'entreprise peuvent être évalués en utilisant le crédit personnel et peuvent être tenus de fournir un garant personnel.

Ceci est particulièrement important pour les entreprises plus récentes qui ont peu ou pas d'historique de crédit commercial établi.

Avant de faire une demande, un propriétaire devrait comprendre si l'émetteur exige une garantie personnelle et comment le compte peut affecter le crédit personnel.

Les cartes d'entreprise peuvent affecter le crédit personnel

Il n'existe pas de règle universelle selon laquelle l'activité de carte de crédit d'entreprise reste complètement séparée du rapport de crédit de consommateur d'une personne.

Experian explique que les pratiques de déclaration diffèrent selon l'émetteur. Certaines activités de carte d'entreprise peuvent être rapportées aux bureaux de crédit des consommateurs, tandis que d'autres émetteurs rapportent principalement les informations d'entreprise aux bureaux commerciaux.

Cela rend important d'examiner les politiques de l'émetteur avant de faire une demande.

Un propriétaire d'entreprise devrait porter une attention particulière à ce qui se passe avec les paiements en retard. Selon les pratiques de déclaration de l'émetteur, des informations négatives peuvent potentiellement atteindre les rapports de crédit des consommateurs.

Surveillez le profil de crédit d'entreprise de la société

Le bâtissement de crédit est plus facile à gérer lorsque le propriétaire de l'entreprise sait ce qui apparaît sur le rapport de crédit de la société.

Un examen périodique peut aider à identifier :

  • Des informations d'entreprise incorrectes
  • Des comptes qui n'appartiennent pas à l'entreprise
  • Des enquêtes inattendues
  • Des paiements en retard qui ont été rapportés incorrectement
  • Des recouvrements
  • Des informations de dossier public
  • Des comptes nouvellement ouverts
  • Des changements dans les cotes de crédit

Experian fournit des outils de surveillance de crédit d'entreprise qui peuvent alerter les entreprises de changements tels que de nouvelles lignes de crédit, des enquêtes de crédit, des dossiers publics et d'autres activités.

Les entreprises n'ont pas nécessairement besoin d'acheter un service de surveillance pour comprendre leur situation de crédit. La pratique importante est d'examiner régulièrement les informations disponibles et de corriger les inexactitudes lorsqu'elles apparaissent.

Évitez de mélanger les achats d'entreprise et personnels

L'une des façons les plus simples de compromettre des registres financiers propres est d'utiliser une carte de crédit d'entreprise pour des dépenses personnelles.

Même lorsque le propriétaire de l'entreprise est légalement autorisé à faire l'achat, mélanger les dépenses peut compliquer la tenue de livres et la documentation fiscale.

Une carte d'entreprise dédiée devrait idéalement être utilisée pour des dépenses d'entreprise légitimes, tandis que les achats personnels restent sur les comptes personnels.

Cette séparation donne également au propriétaire une image plus claire des coûts d'exploitation. Si l'entreprise dépense 8 000 $ par mois, la direction devrait pouvoir identifier où va cet argent sans séparer manuellement des dizaines de transactions personnelles.

Utilisez le crédit dans le cadre d'un système financier plus large

Une carte de crédit d'entreprise fonctionne le plus efficacement lorsqu'elle s'intègre dans un système de gestion financière plus large.

La société devrait maintenir :

  • Un compte chèques d'entreprise
  • Un processus de tenue de livres cohérent
  • Un budget ou plan de dépenses
  • Des examens réguliers du flux de trésorerie
  • Une surveillance du crédit d'entreprise
  • Des politiques documentées de dépenses des employés
  • Un processus de réconciliation des transactions de carte de crédit
  • Des procédures de remboursement claires

La SBA souligne l'importance de registres financiers organisés, de budgets, d'états financiers et de prévisions lors de la gestion d'une entreprise et de la préparation d'un financement futur.

Une carte de crédit n'est donc pas un substitut à la gestion financière. C'est un outil financier qui devient plus utile lorsque la société dispose déjà de systèmes pour suivre et contrôler les dépenses.

Bâtir un crédit d'entreprise nécessite plus d'un compte

Une carte de crédit d'entreprise peut être un point de départ utile, mais les sociétés peuvent établir un crédit commercial par le biais de multiples types de relations.

Selon l'entreprise, celles-ci peuvent inclure :

  • Des cartes de crédit d'entreprise
  • Des comptes commerciaux avec des fournisseurs
  • Le financement d'équipement
  • Des marges de crédit d'entreprise
  • Des prêts commerciaux
  • Des comptes de fournisseurs qui rapportent l'historique de paiement

La considération importante est de savoir si le compte rapporte l'activité de paiement pertinente aux bureaux de crédit commercial.

La SBA identifie également le crédit fournisseur comme un autre moyen potentiel pour les entreprises d'établir des relations de crédit.

Au fil du temps, une société peut développer un profil de crédit plus large plutôt que de compter sur un seul compte de carte de crédit.

Gérer les dépenses de la société avec une vision à long terme

Une carte de crédit d'entreprise peut aider une société à séparer les dépenses, gérer les achats des employés, gagner des récompenses et potentiellement établir un historique de crédit commercial.

Mais une gestion responsable nécessite plus que de simplement effectuer les paiements à temps.

Les propriétaires d'entreprise devraient comprendre comment le compte est rapporté, surveiller les implications de crédit d'entreprise et personnel, contrôler les soldes impayés et maintenir une séparation claire entre les dépenses de la société et personnelles.

La stratégie de crédit d'entreprise la plus solide est généralement construite progressivement. Une société établit son identité financière, utilise le crédit pour des besoins d'exploitation légitimes, paie ses obligations selon leurs modalités, surveille ses dossiers de crédit et ajoute des produits de financement à mesure que ses besoins et sa capacité financière se développent.

Utilisée de cette façon, une carte de crédit d'entreprise devient plus qu'une méthode de paiement. Elle peut devenir une partie de l'infrastructure financière plus large de la société tout en aidant la direction à maintenir une visibilité sur les dépenses quotidiennes et à se préparer aux besoins de financement futurs.

Références