Gestionar el gasto con tarjetas corporativas se vuelve considerablemente más complicado a medida que una empresa suma empleados, departamentos, filiales, proveedores y métodos de pago. Un equipo financiero puede tener que conciliar miles de transacciones con tarjeta, asegurándose a la vez de que cada gasto se asigne a la cuenta contable, el departamento, el proyecto, la entidad y la categoría fiscal correctos.
Las plataformas de gestión de gastos empresariales se diseñan cada vez más para conectar las tarjetas corporativas directamente con el software de contabilidad y los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). En lugar de tratar el programa de tarjetas y el sistema contable como herramientas independientes, estas plataformas pueden crear un flujo continuo de datos de transacciones, desde el gasto de los empleados hasta la información financiera.
Plataformas modernas como Ramp, Brex y SAP Concur ofrecen integraciones con sistemas de contabilidad y ERP, aunque las conexiones y los flujos de trabajo disponibles varían según el proveedor y el plan. Brex, por ejemplo, admite integraciones directas con sistemas como NetSuite, QuickBooks Online, Sage Intacct, Xero, Microsoft Dynamics 365 Business Central, entre otros.
Por qué las tarjetas corporativas necesitan una conexión contable
Una tarjeta corporativa registra un pago, pero el sistema contable necesita mucha más información.
Una suscripción de software de $2,000, por ejemplo, puede tener que registrarse en una cuenta de gastos determinada, un departamento, una entidad legal, un proyecto, un proveedor y un período contable específicos.
Sin integración, los empleados o el personal contable pueden tener que recopilar recibos, descargar archivos de transacciones, categorizar los gastos e introducir manualmente la información en la plataforma contable de la empresa.
Ese proceso genera varios problemas potenciales:
- Doble captura de datos
- Codificación incorrecta en el libro mayor
- Recibos faltantes
- Conciliación retrasada
- Categorías de gasto incoherentes
- Revisiones de cierre de mes difíciles
- Visibilidad limitada sobre el gasto de los empleados
Una plataforma de gestión de gastos integrada puede incorporar estos pasos en un flujo de trabajo conectado.
La integración de tarjetas corporativas de SAP Concur, por ejemplo, está diseñada para capturar y categorizar automáticamente las transacciones con tarjeta y para respaldar los flujos de conciliación y aprobación.
Cómo funciona el flujo de trabajo integrado
Una integración típica de tarjetas corporativas sigue una secuencia similar a esta:
El empleado realiza la compra → la transacción entra en la plataforma de gastos → se capturan el recibo y la información del comercio → se asignan los campos contables → se revisa la transacción → los datos se sincronizan con el ERP → el equipo financiero concilia la cuenta
El proceso exacto depende del software.
Algunos sistemas categorizan automáticamente las transacciones a partir de la información del comercio, el historial de actividad, reglas contables y las selecciones del empleado. Ramp afirma que sus integraciones con ERP pueden categorizar automáticamente las transacciones y sincronizar las transacciones codificadas con los sistemas contables conectados.
Brex, de manera similar, ofrece campos contables, reglas de asignación y categorización automatizada antes de exportar las transacciones a los sistemas ERP compatibles.
El objetivo no es simplemente mover datos de una aplicación a otra. El beneficio más importante es estandarizar la forma en que esos datos se clasifican antes de que lleguen al libro mayor.
La asignación al libro mayor es el núcleo de la integración
Uno de los componentes más importantes es la asignación al libro mayor, o GL (general ledger).
Supongamos que una empresa tiene cuentas separadas para:
- Suscripciones de software
- Publicidad
- Viajes de negocios
- Comidas
- Suministros de oficina
- Servicios profesionales
La plataforma de gastos necesita entender a qué cuenta pertenece cada transacción con tarjeta.
Una empresa podría establecer una regla según la cual las transacciones de un proveedor de software determinado se asignen automáticamente a una cuenta de gastos de software. Otras reglas podrían usar el departamento, la ubicación, el empleado, el proyecto, el comercio o el tipo de transacción.
Brex permite a las empresas crear asignaciones entre categorías de gasto y cuentas del libro mayor, y admite campos como departamento, clase, proveedor y proyecto.
Este tipo de automatización se vuelve cada vez más valioso a medida que crece el volumen de transacciones.
La integración con el ERP va más allá de los informes de gastos
Una integración contable no necesariamente se limita a los gastos de los empleados.
Las plataformas más sofisticadas pueden conectar las transacciones con tarjeta con flujos de trabajo financieros adicionales, entre ellos:
- Facturas de proveedores
- Órdenes de compra
- Reembolsos
- Cuentas por pagar
- Pagos
- Presupuestos
- Contabilidad multientidad
- Gastos de viaje
- Gestión de efectivo
La integración de Ramp con NetSuite, por ejemplo, admite la sincronización de transacciones, reembolsos, pagos, órdenes de compra, facturas de proveedores, pagos de facturas, créditos y campos contables.
Brex también admite la sincronización de facturas con sistemas como NetSuite, QuickBooks Online, Sage Intacct y Xero.
Esta integración más amplia puede convertir una plataforma de gastos en parte del sistema operativo financiero de la empresa, en lugar de ser simplemente un sustituto de los informes de gastos en papel.
Elegir entre software de contabilidad y un ERP
La integración adecuada depende en parte del entorno contable de la empresa.
Las empresas más pequeñas pueden usar plataformas como QuickBooks Online o Xero, donde una sincronización directa de transacciones puede resolver gran parte de la carga de conciliación.
Las organizaciones más grandes pueden usar sistemas como NetSuite, Oracle Fusion, Microsoft Dynamics, Workday Financials o Sage Intacct, donde la integración puede tener que considerar múltiples entidades, monedas, filiales, dimensiones y estructuras contables más complejas.
Ramp actualmente enumera integraciones que abarcan QuickBooks Online, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Oracle Fusion Cloud, Workday Financials, Microsoft Dynamics, Acumatica, Zoho Books y numerosos otros sistemas contables.
Brex, del mismo modo, admite una variedad de conexiones con ERP y ofrece opciones basadas en CSV cuando no hay una integración directa disponible.
El número de integraciones importa, pero la compatibilidad con la arquitectura contable existente de la empresa importa más.
Sincronización directa frente a transferencias basadas en archivos
En general, existen dos enfoques para conectar el software de gestión de gastos con los sistemas contables.
Una integración directa establece una conexión entre las plataformas para que la información de las transacciones pueda sincronizarse automáticamente.
Una integración basada en archivos exporta la información de la plataforma de gastos en un formato que el sistema contable puede importar.
La sincronización directa puede reducir la intervención manual, pero puede requerir más configuración inicial. Los flujos de trabajo basados en archivos pueden ofrecer flexibilidad cuando el sistema contable de una empresa no tiene una conexión nativa.
Brex, por ejemplo, admite integraciones directas con ERP, así como exportaciones contables personalizadas y flujos de trabajo con CSV para los sistemas sin compatibilidad directa.
Esto convierte a la arquitectura de integración en una consideración importante antes de elegir una plataforma de gestión de gastos.
Las empresas multientidad necesitan controles adicionales
La gestión de tarjetas corporativas se vuelve más compleja cuando una empresa opera con múltiples entidades legales.
Un solo empleado puede realizar compras para distintas filiales, monedas o unidades de negocio. Si esas transacciones llegan a la entidad contable equivocada, la conciliación puede complicarse significativamente.
Las plataformas modernas ofrecen cada vez más asignación a nivel de entidad.
Brex admite la gestión de cuentas multientidad y puede asignar entidades a estructuras de ERP, incluidas las entidades de NetSuite.
La integración de Ramp con NetSuite también admite entornos multientidad y permite asociar las transacciones con la filial correspondiente.
Por lo tanto, las empresas que operan internacionalmente deberían examinar la compatibilidad con entidades, monedas, impuestos y dimensiones contables, en lugar de evaluar las integraciones únicamente por si aparece el logotipo de un determinado ERP en el sitio web de un proveedor.
Los controles de gasto deben existir antes de la transacción
La integración contable aborda lo que sucede con los datos de gasto después de que se produce una transacción. El software de gestión de gastos también puede controlar el gasto antes de que se realice el pago.
Las empresas pueden establecer:
- Presupuestos por departamento
- Restricciones de comercio
- Límites de transacción
- Requisitos de aprobación
- Tarjetas virtuales
- Tarjetas temporales
- Gasto específico por proyecto
- Políticas de viaje
Esto crea una conexión entre el control financiero y la contabilidad.
Por ejemplo, un empleado de marketing podría recibir una tarjeta virtual asignada a un presupuesto de publicidad específico. Una vez que se produce la transacción, la plataforma puede asociarla con el empleado, el comercio, la categoría y los campos contables correspondientes.
El equipo contable entonces recibe información estructurada en lugar de tener que reconstruir la transacción después del hecho.
La seguridad y la auditabilidad importan
Integrar las tarjetas corporativas con el software de contabilidad también aumenta la importancia de los controles de acceso y los registros de auditoría.
Los equipos financieros deben entender:
- Quién puede emitir tarjetas
- Quién puede modificar los límites de gasto
- Quién puede aprobar gastos
- Quién puede cambiar las asignaciones contables
- Quién puede editar la información de las transacciones
- Cómo se almacenan los recibos
- Cómo se identifican los errores de sincronización
- Cómo se manejan las transacciones desconectadas
El acceso mediante API puede ofrecer otra capa de automatización. Brex, por ejemplo, proporciona API para contabilidad, gastos, transacciones, presupuestos, pagos, equipos y otros flujos de trabajo.
Sin embargo, una mayor automatización no debería significar eliminar la supervisión financiera. Los equipos contables siguen necesitando controles para transacciones inusuales, clasificaciones incorrectas, pagos duplicados y excepciones.
Qué deben evaluar los equipos financieros
Al comparar plataformas de gestión de gastos empresariales, la lista de verificación de integración debería ir más allá del número de aplicaciones compatibles.
Considere si la plataforma admite:
Su sistema contable. Confirme que se admiten el producto y la edición exactos del ERP o del sistema contable.
Sus dimensiones contables. Verifique si los departamentos, las clases, los proyectos, las ubicaciones, las entidades y otros campos pueden sincronizarse.
Codificación automática. Determine cómo se categorizan las transacciones y si las reglas pueden personalizarse.
Gestión de recibos. Evalúe cómo se capturan, se emparejan, se almacenan y se recuperan los recibos.
Contabilidad multientidad. Esto es particularmente importante para las organizaciones con filiales.
Sincronización de facturas y pagos. Si la empresa busca una automatización más amplia de las cuentas por pagar, la integración de tarjetas por sí sola puede no ser suficiente.
Manejo de errores. Entienda qué sucede cuando una transacción no logra sincronizarse.
Dirección de los datos. Algunas integraciones son principalmente unidireccionales, mientras que otras ofrecen una sincronización bidireccional más completa.
Restricciones del plan. Algunas integraciones y funciones contables avanzadas solo están disponibles en determinados planes de software.
Estos detalles pueden tener un mayor efecto en la implementación que la simple disponibilidad de una integración.
El impacto financiero de la automatización
El valor económico de una gestión de gastos integrada no se limita a reducir el tiempo de captura de datos.
Contar con mejores datos de transacciones puede ayudar a los equipos financieros a cerrar los períodos contables con mayor eficiencia, identificar gastos inusuales, hacer cumplir los presupuestos, mejorar los informes y reducir el trabajo de conciliación.
El valor resulta especialmente evidente cuando aumenta el volumen de transacciones. Un proceso que funciona razonablemente bien con 20 tarjetas corporativas puede volverse engorroso con varios cientos de empleados y múltiples entidades.
Por eso la gestión de gastos, las tarjetas corporativas y la integración contable funcionan cada vez más como componentes interconectados en lugar de herramientas financieras independientes.
En última instancia, el sistema más útil es el que se ajusta a la estructura contable y a los controles de gasto ya existentes de la empresa. Una plataforma sofisticada con decenas de integraciones puede ofrecer poco beneficio práctico si sus reglas de codificación, sus flujos de aprobación o su conexión con el ERP no coinciden con los procesos financieros de la organización.
Para los líderes financieros, la pregunta central no es entonces simplemente si una tarjeta corporativa se integra con un ERP. Es si esa integración puede desplazar datos de transacciones precisos y correctamente codificados a través de todo el flujo de gasto y contabilidad de la empresa con la mínima intervención manual posible.
