La gestion des dépenses par carte d'entreprise devient nettement plus complexe à mesure qu'une entreprise ajoute des employés, des départements, des filiales, des fournisseurs et des modes de paiement. Une équipe financière peut devoir rapprocher des milliers de transactions par carte tout en veillant à ce que chaque dépense soit affectée au bon compte du grand livre général, au bon département, projet, entité et à la bonne catégorie fiscale.
Les plateformes de gestion des dépenses professionnelles sont de plus en plus conçues pour connecter directement les cartes d'entreprise aux logiciels de comptabilité et aux systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP). Plutôt que de traiter le programme de cartes et le système comptable comme des outils distincts, ces plateformes peuvent créer un flux continu de données de transaction, des dépenses des employés jusqu'au reporting financier.
Des plateformes modernes comme Ramp, Brex et SAP Concur proposent des intégrations avec les systèmes comptables et ERP, bien que les connexions et flux de travail disponibles varient selon le fournisseur et le forfait. Brex, par exemple, prend en charge des intégrations directes avec des systèmes tels que NetSuite, QuickBooks Online, Sage Intacct, Xero, Microsoft Dynamics 365 Business Central, et d'autres.
Pourquoi les cartes d'entreprise ont besoin d'une connexion comptable
Une carte d'entreprise enregistre un paiement, mais le système comptable a besoin de bien plus d'informations.
Un abonnement logiciel de 2 000 $, par exemple, peut devoir être enregistré au regard d'un compte de dépenses particulier, d'un département, d'une entité juridique, d'un projet, d'un fournisseur et d'une période comptable.
Sans intégration, les employés ou le personnel comptable peuvent devoir collecter les reçus, télécharger les fichiers de transactions, catégoriser les dépenses et saisir manuellement les informations dans la plateforme comptable de l'entreprise.
Ce processus crée plusieurs problèmes potentiels :
- Double saisie des données
- Codage incorrect du grand livre général
- Reçus manquants
- Rapprochement retardé
- Catégories de dépenses incohérentes
- Révisions de fin de mois difficiles
- Visibilité limitée sur les dépenses des employés
Une plateforme de gestion des dépenses intégrée peut regrouper ces étapes dans un flux de travail connecté.
L'intégration de cartes d'entreprise de SAP Concur, par exemple, est conçue pour capturer et catégoriser automatiquement les transactions par carte et pour soutenir les flux de rapprochement et d'approbation.
Comment fonctionne le flux de travail intégré
Une intégration typique de carte d'entreprise suit une séquence similaire à celle-ci :
L'employé effectue un achat → la transaction entre dans la plateforme de dépenses → le reçu et les informations du commerçant sont capturés → les champs comptables sont attribués → la transaction est examinée → les données sont synchronisées avec l'ERP → l'équipe financière rapproche le compte
Le processus exact dépend du logiciel.
Certains systèmes catégorisent automatiquement les transactions en fonction des informations du commerçant, de l'activité historique, des règles comptables et des sélections des employés. Ramp indique que ses intégrations ERP peuvent catégoriser automatiquement les transactions et synchroniser les transactions codées avec les systèmes comptables connectés.
Brex fournit de la même façon des champs comptables, des règles de mappage et une catégorisation automatisée avant que les transactions ne soient exportées vers les systèmes ERP pris en charge.
L'objectif n'est pas simplement de déplacer des données d'une application à une autre. L'avantage le plus significatif est de standardiser la façon dont ces données sont classées avant d'atteindre le grand livre général.
Le mappage du grand livre général est au cœur de l'intégration
L'un des composants les plus importants est le mappage du grand livre général (GL).
Supposons qu'une entreprise dispose de comptes distincts pour :
- Les abonnements logiciels
- La publicité
- Les voyages d'affaires
- Les repas
- Les fournitures de bureau
- Les services professionnels
La plateforme de dépenses doit comprendre à quel compte appartient chaque transaction par carte.
Une entreprise pourrait établir une règle selon laquelle les transactions d'un fournisseur logiciel particulier sont automatiquement mappées vers un compte de dépenses logicielles. D'autres règles pourraient utiliser le département, le lieu, l'employé, le projet, le commerçant ou le type de transaction.
Brex permet aux entreprises de créer des mappages entre les catégories de dépenses et les comptes GL, et prend en charge des champs tels que le département, la classe, le fournisseur et le projet.
Ce type d'automatisation devient de plus en plus précieux à mesure que le volume de transactions augmente.
L'intégration ERP va au-delà des notes de frais
Une intégration comptable ne s'arrête pas nécessairement aux dépenses des employés.
Les plateformes plus sophistiquées peuvent connecter les transactions par carte à des flux financiers supplémentaires, notamment :
- Les factures fournisseurs
- Les bons de commande
- Les remboursements
- Les comptes fournisseurs
- Les paiements
- Les budgets
- La comptabilité multi-entités
- Les frais de voyage
- La gestion de trésorerie
L'intégration NetSuite de Ramp, par exemple, prend en charge la synchronisation des transactions, des remboursements, des paiements, des bons de commande, des factures fournisseurs, des paiements de factures, des avoirs et des champs comptables.
Brex prend également en charge la synchronisation des factures avec des systèmes tels que NetSuite, QuickBooks Online, Sage Intacct et Xero.
Cette intégration plus large peut transformer une plateforme de dépenses en un élément du système d'exploitation financier de l'entreprise, plutôt qu'en un simple substitut aux notes de frais papier.
Choisir entre un logiciel de comptabilité et un ERP
L'intégration appropriée dépend en partie de l'environnement comptable de l'entreprise.
Les petites entreprises peuvent utiliser des plateformes telles que QuickBooks Online ou Xero, où une synchronisation simple des transactions peut couvrir une grande partie de la charge de rapprochement.
Les grandes organisations peuvent utiliser des systèmes tels que NetSuite, Oracle Fusion, Microsoft Dynamics, Workday Financials ou Sage Intacct, où l'intégration peut devoir tenir compte de plusieurs entités, devises, filiales, dimensions et de structures comptables plus complexes.
Ramp répertorie actuellement des intégrations couvrant QuickBooks Online, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Oracle Fusion Cloud, Workday Financials, Microsoft Dynamics, Acumatica, Zoho Books et de nombreux autres systèmes comptables.
Brex prend également en charge un éventail de connexions ERP et propose des options basées sur des fichiers CSV lorsqu'une intégration directe n'est pas disponible.
Le nombre d'intégrations compte, mais la compatibilité avec l'architecture comptable existante de l'entreprise compte davantage.
Synchronisation directe ou transferts basés sur des fichiers
Il existe généralement deux approches pour connecter un logiciel de gestion des dépenses aux systèmes comptables.
Une intégration directe établit une connexion entre les plateformes afin que les informations de transaction puissent être synchronisées automatiquement.
Une intégration basée sur des fichiers exporte les informations de la plateforme de dépenses dans un format que le système comptable peut importer.
La synchronisation directe peut réduire l'intervention manuelle, mais elle peut nécessiter une configuration initiale plus importante. Les flux de travail basés sur des fichiers peuvent offrir une flexibilité lorsque le système comptable d'une entreprise ne dispose pas d'une connexion native.
Brex, par exemple, prend en charge les intégrations ERP directes ainsi que des exports comptables personnalisés et des flux de travail CSV pour les systèmes sans support direct.
Cela fait de l'architecture d'intégration une considération importante avant de choisir une plateforme de gestion des dépenses.
Les entreprises multi-entités ont besoin de contrôles supplémentaires
La gestion des cartes d'entreprise devient plus complexe lorsqu'une entreprise exploite plusieurs entités juridiques.
Un même employé peut effectuer des achats pour différentes filiales, devises ou unités commerciales. Si ces transactions parviennent à la mauvaise entité comptable, le rapprochement peut devenir nettement plus compliqué.
Les plateformes modernes offrent de plus en plus un mappage au niveau de l'entité.
Brex prend en charge la gestion de comptes multi-entités et peut mapper les entités vers des structures ERP, y compris les entités NetSuite.
L'intégration NetSuite de Ramp prend également en charge les environnements multi-entités et permet d'associer les transactions à la filiale appropriée.
Les entreprises opérant à l'international devraient donc examiner le support des entités, des devises, de la fiscalité et des dimensions comptables, plutôt que d'évaluer les intégrations uniquement selon la présence du logo d'un ERP particulier sur le site d'un fournisseur.
Les contrôles des dépenses devraient exister avant la transaction
L'intégration comptable traite ce qui arrive aux données de dépenses après qu'une transaction a eu lieu. Le logiciel de gestion des dépenses peut également contrôler les dépenses avant que le paiement n'ait lieu.
Les entreprises peuvent établir :
- Des budgets par département
- Des restrictions sur les commerçants
- Des limites de transaction
- Des exigences d'approbation
- Des cartes virtuelles
- Des cartes temporaires
- Des dépenses spécifiques à un projet
- Des politiques de voyage
Cela crée un lien entre le contrôle financier et la comptabilité.
Par exemple, un employé du marketing pourrait recevoir une carte virtuelle affectée à un budget publicitaire spécifique. Une fois la transaction effectuée, la plateforme peut associer la transaction à l'employé, au commerçant, à la catégorie et aux champs comptables pertinents.
L'équipe comptable reçoit alors des informations structurées au lieu de devoir reconstituer la transaction après coup.
La sécurité et l'auditabilité comptent
L'intégration des cartes d'entreprise avec les logiciels comptables accroît également l'importance des contrôles d'accès et des pistes d'audit.
Les équipes financières devraient comprendre :
- Qui peut émettre des cartes
- Qui peut modifier les limites de dépenses
- Qui peut approuver les dépenses
- Qui peut modifier les mappages comptables
- Qui peut modifier les informations de transaction
- Comment les reçus sont stockés
- Comment les erreurs de synchronisation sont identifiées
- Comment les transactions déconnectées sont traitées
L'accès aux API peut fournir un niveau d'automatisation supplémentaire. Brex, par exemple, fournit des API pour la comptabilité, les dépenses, les transactions, les budgets, les paiements, les équipes et d'autres flux de travail.
Cependant, une automatisation accrue ne devrait pas signifier l'élimination de la surveillance financière. Les équipes comptables ont toujours besoin de contrôles pour les transactions inhabituelles, les classifications incorrectes, les paiements en double et les exceptions.
Ce que les équipes financières devraient évaluer
Lors de la comparaison des plateformes de gestion des dépenses professionnelles, la liste de contrôle d'intégration devrait aller au-delà du nombre d'applications prises en charge.
Il convient d'examiner si la plateforme prend en charge :
Votre système comptable. Confirmez que le produit ERP ou comptable exact, ainsi que son édition, sont pris en charge.
Vos dimensions comptables. Vérifiez si les départements, classes, projets, sites, entités et autres champs peuvent être synchronisés.
Le codage automatique. Déterminez comment les transactions sont catégorisées et si les règles peuvent être personnalisées.
La gestion des reçus. Évaluez comment les reçus sont capturés, associés, stockés et récupérés.
La comptabilité multi-entités. Ceci est particulièrement important pour les organisations avec des filiales.
La synchronisation des factures et des paiements. Si l'entreprise souhaite une automatisation plus large des comptes fournisseurs, l'intégration des cartes seule peut ne pas suffire.
La gestion des erreurs. Comprenez ce qui se passe lorsqu'une transaction ne parvient pas à se synchroniser.
La direction des données. Certaines intégrations sont principalement unidirectionnelles, tandis que d'autres offrent une synchronisation bidirectionnelle plus étendue.
Les restrictions liées au forfait. Certaines intégrations et fonctionnalités comptables avancées ne sont disponibles que sur des forfaits logiciels particuliers.
Ces détails peuvent avoir un effet plus important sur la mise en œuvre que la simple disponibilité d'une intégration.
L'impact financier de l'automatisation
La valeur économique d'une gestion des dépenses intégrée ne se limite pas à la réduction du temps de saisie des données.
De meilleures données de transaction peuvent aider les équipes financières à clôturer les périodes comptables plus efficacement, à identifier les dépenses inhabituelles, à faire respecter les budgets, à améliorer le reporting et à réduire le travail de rapprochement.
La valeur est particulièrement apparente lorsque le volume de transactions augmente. Un processus qui fonctionne raisonnablement bien avec 20 cartes d'entreprise peut devenir contraignant avec plusieurs centaines d'employés et de multiples entités.
C'est pourquoi la gestion des dépenses, les cartes d'entreprise et l'intégration comptable fonctionnent de plus en plus comme des composants interconnectés plutôt que comme des outils financiers distincts.
Le système le plus utile est en fin de compte celui qui correspond à la structure comptable et aux contrôles de dépenses existants de l'entreprise. Une plateforme sophistiquée dotée de dizaines d'intégrations peut n'apporter que peu d'avantages pratiques si ses règles de codage, ses flux d'approbation ou sa connexion ERP ne correspondent pas aux processus financiers de l'organisation.
Pour les responsables financiers, la question centrale n'est donc pas simplement de savoir si une carte d'entreprise s'intègre à un ERP. C'est de savoir si l'intégration peut faire circuler des données de transaction précises et correctement codées à travers l'ensemble du flux de dépenses et de comptabilité de l'entreprise, avec une intervention manuelle minimale.
